Déclaration de protection des données d'autosen

1. Champ d'application, responsable, délégué de la protection des données, définitions
1.1) La présente déclaration de protection des données informe comment et quelles données personnelles de l'utilisateur (ci-après : "vous") sont traitées par nous, autosen, lors de votre visite de nos sites web ou lors d’échanges par courrier, fax ou e-mail avec vous.

1.2) Contacts
autosen est responsable du traitement des données à caractère personnel sur nos sites web selon cette déclaration de protection des données conformément à l'article 4 n° 7 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

autosen gmbh
Annastraße 41
45130 Essen
Tél. : +49 (0)201 749 189 21
Fax : +49 (0)201 749 189 22
e-mail : info@autosen.com

Vous pouvez aussi contacter directement notre délégué à la protection des données :

Responsable de la protection des données
GINDAT GmbH
Herr Arndt Halbach
Wetterauer Str. 6
42897 Remscheid
e-mail : datenschutz@autosen.com

1.3) Les données à caractère personnel sont toutes les données se rapportant directement à vous, par ex. nom, adresse, adresses e-mail, informations sur l'utilisation de nos sites web (voir points 2 et 3 ci-dessous).

Le traitement est toute opération qui utilise des données à caractère personnel. Les traitements sont, par exemple, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel.

2. Traitement de données à caractère personnel lors de la visite de nos sites web ou lors de la prise de contact par e-mail ; but et fondement juridique
2.1) Utilisation informative de nos sites web

Lors de l'utilisation exclusivement informative de nos sites web, c'est-à-dire lorsque vous ne vous enregistrez pas ou ne nous transmettez pas d'informations, nous ne collectons que les données à caractère personnel transmises à notre serveur par votre navigateur. Si vous souhaitez consulter nos sites web, nous collectons les données suivantes :

• adresse IP,
• date et heure de la demande,
• différence du fuseau horaire par rapport au temps moyen de Greenwich (GMT),
• contenu de la demande (page spécifique),
• état d'accès/code d'état HTTP,
• volume de données transmis,
• site web d'où provient la demande,
• navigateur,
• système d'exploitation et son programme utilisateur,
• langue et version du logiciel du navigateur et
• vos données de localisation approximatives que nous dérivons des données sus-indiquées.

But et fondement juridique
Le but du traitement de ces données est de vous présenter nos sites web et d'assurer la stabilité et la sécurité. Le fondement juridique est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD. Selon cet article, le traitement des données à caractère personnel pour défendre nos intérêts légitimes est licite à moins que les intérêts ou les droits fondamentaux ou les libertés de la personne concernée ne prévalent.

2.2) Prise de contact par e-mail ou utilisation du formulaire de contact de nos sites web

Lorsque vous prenez contact avec nous par e-mail ou via un formulaire de contact nous traitons

• votre demande communiquée,
• la société pour laquelle vous travaillez,
• votre sexe (formule de salutation),
• votre prénom et nom de famille,
• vos coordonnées (adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone ; l'indication du numéro client est optionnelle).

Le but du traitement de ces données est de répondre à vos questions. Nous effaçons les données récupérées dans ce contexte lorsque leur enregistrement n'est plus nécessaire ou limitons le traitement en cas d'obligations de conservation légales. Le fondement juridique pour ces opérations de traitement est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD sauf en cas d'obligations de conservation légales. Dans ce cas, le fondement juridique pour l'enregistrement est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. c) du RGPD ; le traitement est licite à condition qu'il soit nécessaire pour respecter une obligation légale.

De plus, vous avez la possibilité d'obtenir des informations de notre part à intervalle régulier indépendamment du remplissage du formulaire de contact (newsletter, voir paragraphe 2.6 lit. c).

2.3) Cookies
a) En plus des données sus-indiquées, des cookies sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous visitez nos sites web. Les cookies sont de petits fichiers textes enregistrés sur votre disque dur par le navigateur que vous utilisez et qui fournissent certaines informations à celui qui les pose (ici : nous). Les cookies ne peuvent pas exécuter de programmes ou transmettre de virus à votre ordinateur. Leur but est de rendre notre site web plus convivial et effectif. Le fondement juridique est votre consentement - que vous pouvez retirer à tout temps - selon l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. a) du RGPD que vous donnez au début de votre visite de notre site web ou l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD.
b) Ces sites web utilisent les types de cookies suivants dont la taille et leur fonctionnement sont expliqués comme suit :

• Cookies transitoires (voir aa)
• Cookies persistants (voir bb).

aa) Les cookies transitoires sont automatiquement effacés lorsque vous fermez le navigateur. Ce sont notamment les cookies de session. Ils mémorisent un identifiant de session permettant d'affecter différentes demandes de votre navigateur à la session commune. Ceci permet de reconnaître votre ordinateur lorsque vous retournez à nos sites web. Les cookies de session sont effacés lorsque vous vous déconnectez ou fermez le navigateur.
bb) Les cookies persistants sont automatiquement effacés après une durée définie par nous qui peut être différente selon le cookie. Vous pouvez effacer les cookies à tout moment dans les réglages de sécurité de votre navigateur. Avec l'effacement vous retirez en même temps votre consentement au traitement du cookie correspondant.
c) Vous pouvez configurer les réglages de votre navigateur comme vous le désirez et refuser, par exemple, d'accepter les cookies tiers ou toutes les cookies. Veuillez noter que dans ce cas vous ne pouvez potentiellement pas utiliser toutes les fonctions de nos sites web.

2.4) Google Analytics
a) Ces sites web utilisent Google Analytics, un service d'analyse de fréquentation de Google LLC ("Google"). Google Analytics utilise des "cookies", c'est-à-dire des fichiers textes mémorisés sur votre ordinateur qui permettent d'analyser votre utilisation des sites web. Les informations générées par les cookies sur votre utilisation de ces sites web sont transmises à un serveur de Google aux Etats-Unis et mémorisées sur ce serveur. Cependant, en cas d'activation de l'anonymisation IP sur ces sites web, votre adresse IP est d'abord raccourcie par Google au sein des Etats membres de l'Union européenne ou dans d'autres Etats signataires de l'accord sur l'Espace économique européen. Uniquement dans des cas exceptionnels, l'adresse IP complète est transférée à un serveur de Google aux Etats-Unis et raccourcie ensuite. Google utilise ces informations pour le compte du responsable de ces sites web afin d'évaluer votre utilisation des sites web, établir des rapports sur les activités des sites web et fournir d'autres services liés à l'utilisation des sites web et d'internet au responsable des sites web.
b) L'adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics n'est pas combinée avec d'autres données de Google.
c) Vous pouvez empêcher la conservation des cookies par un réglage correspondant de votre navigateur. Cependant, nous vous rappelons que dans ce cas vous ne pouvez potentiellement pas utiliser toutes les fonctions de ces sites web. De plus, vous pouvez empêcher l'enregistrement des données (votre adresse IP comprise) générées par le cookie, relatives à votre utilisation des sites web par Google ainsi que le traitement de ces données par Google en téléchargeant et installant le plug-in pour votre navigateur sur le lien suivant :
http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en .
d) Ces sites web utilisent Google Analytics avec l'extension "_anonymizeIp()". De ce fait, des adresses IP sont traitées de manière raccourcie, ainsi toute relation avec une personne est exclue. Si les données collectées vous concernant permettent un rapport direct avec une personne, ce rapport est exclu tout de suite et les données à caractère personnel sont effacées immédiatement.
e) Nous utilisons Google Analytics pour analyser l'utilisation de nos sites web et pour les améliorer à intervalle régulier. Grâce aux statistiques générées, nous pouvons améliorer notre offre et la rendre plus intéressante pour vous en tant qu'utilisateur. Pour les cas exceptionnels où des données à caractère personnel sont transmises aux Etats-Unis, Google tombe sous le coup de l'EU-US Privacy Shield, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework. Le fondement juridique pour l'utilisation de Google Analytics est l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 lit. f) du RGPD.
f) Informations relatives au prestataire tiers : Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001. Conditions d'utilisation : http://www.google.com/analytics/terms/gb.html, aperçu de la protection des données : http://www.google.com/intl/de/analytics/learn/privacy.html ainsi que la déclaration de protection des données : http://www.google.de/intl/gb/policies/privacy.
g) De plus, ces sites web utilisent Google Analytics pour une analyse du flux de visiteurs pour toutes les pages qui est réalisée via un ID utilisateur. Sur votre compte client vous pouvez désactiver l'analyse de votre utilisation pour tous les appareils.

2.5) Intégration de vidéos YouTube et de vidéos via Movingimage

a) Nous avons intégré des vidéos YouTube dans notre offre en ligne qui sont enregistrées sur http://www.YouTube.com et peuvent être visualisées directement à partir de nos sites web.
b) Par votre visite sur les sites web YouTube reçoit l'information que vous avez ouvert le sous-site correspondant de nos sites web. De plus, les données indiquées sous 2.1 de cette déclaration sont transmises. Ceci se fait indépendamment de la mise à disposition par YouTube d’un compte utilisateur auquel vous êtes connecté. Si vous êtes connecté à Google, vos données sont directement affectées à votre compte. Si vous ne souhaitez pas l'affectation à votre profil sur YouTube, vous devez vous déconnecter avant l'activation du bouton. YouTube enregistre vos données sous forme de profil utilisateur et les utilise pour la publicité, l'étude de marché et/ou le design adapté de ses sites web. Une telle évaluation est effectuée notamment (même pour des utilisateurs non connectés) pour une publicité adaptée et pour informer d'autres utilisateurs du réseau social de vos activités sur nos sites web. Vous avez le droit de vous opposer à la création de ces profils utilisateur. Pour exercer ce droit, vous avez à vous adresser à YouTube.
c) Vous obtenez plus d'informations relatives au but et à l'étendue de la collecte des données et leur traitement par YouTube dans la déclaration de protection des données. Vous obtenez aussi plus d'informations sur vos droits et possibilités de réglage pour protéger votre vie privée : https://www.google.de/intl/en/policies/privacy. Google traite vos données personnelles aussi aux Etats-Unis et tombe sous le coup de l'EU-US Privacy Shield, https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.
d) Nous avons intégré des vidéos dans notre service en ligne qui sont enregistrées sur https://www.movingimage.com/ et peuvent être vues directement à partir de nos sites web. A cette occasion, des données telles que navigateur, version du navigateur et pays sont collectées.

Pour la déclaration de protection des données de notre partenaire pour vidéos Movingimage visitez le site internet suivant :
https://www.movingimage.com/gtc/privacy-policy-of-movingimage-evp-gmbh/

2.6) Enregistrement et newsletter
a) Si vous voulez utiliser certains services de nos sites web, par ex. le téléchargement de données, les données suivantes vous concernant doivent être enregistrées :

• indication si vous et/ou la société pour laquelle vous travaillez êtes/est déjà un client autosen,
• sexe (pour la formule de salutation),
• prénom et nom de famille,
• société pour laquelle vous travaillez,
• vos coordonnées (adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone ; l'indication du numéro client est optionnelle).

Pour ces données vous devez avoir un mot de passe suffisamment sûr.

b) Pour l'enregistrement nous utilisons la méthode double opt-in. Cela veut dire qu'après la saisie de vos données d'enregistrement nous vous envoyons un e-mail à l'adresse e-mail indiquée dans lequel nous vous demandons de confirmer vos données d'enregistrement. Si vous ne confirmez pas votre enregistrement, vos informations sont bloquées et effacées après l'expiration du délai de conservation légal (en tout cas jusqu'à l'expiration du délai de prescription pour toute revendication). De plus, nous conservons vos adresses IP utilisées le temps de la saisie de vos données d'enregistrement et de la confirmation. Le but de cette méthode est de pouvoir prouver votre enregistrement et, le cas échéant, examiner un abus possible de vos données personnelles. Le fondement juridique est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD.

c) Newsletter
Sur nos sites web vous avez la possibilité de vous enregistrer pour vous abonner à notre newsletter contenant des informations actuelles sur notre société et nos services.
Votre consentement à l'abonnement de la newsletter est toujours donné librement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout temps. Vous pouvez utiliser toutes les autres fonctions de nos sites web indépendamment de votre consentement à la newsletter, même les fonctions dans le cadre de l'enregistrement ou du formulaire de contact.
Après votre abonnement à la newsletter nous effectuons la méthode double "opt-in" comme décrit ci-dessus sous lit. b) Si lors de votre enregistrement vous vous êtes abonné à la newsletter vous confirmez aussi votre consentement à recevoir la newsletter par la méthode double op-in.
Pour recevoir la newsletter nous traitons seulement votre nom, votre sexe (pour la formule de salutation) et votre adresse e-mail afin que nous puissions vous envoyer la newsletter personnellement. Le fondement juridique pour ce traitement de vos données personnelles est l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 lit. a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à l'envoi de la newsletter à tout temps et vous désabonner de la newsletter. Vous pouvez retirer votre consentement par un e-mail à newsletter@autosen.com ou par un message aux coordonnées indiquées sous Contact.

2.7) Boutique en ligne d'autosen (e-shop)

a) Si vous voulez passer une commande dans notre boutique en ligne « e-shop », il est nécessaire pour la conclusion du contrat que vous renseignez vos données personnelles dont nous avons besoin pour le traitement de votre commande. Les informations obligatoires nécessaires à l'exécution des contrats sont marquées d’un astérisque, toute autre information est communiquée librement. Nous traitons les données que vous avez renseignées pour l'exécution de votre commande. Le fondement juridique est l'article 6, paragraphe 1 phrase 1 lit. b) du RGPD. Si vous n'êtes pas vous-même notre client mais la société pour laquelle vous travaillez, nous traitons vos coordonnées sur la base du fondement juridique de l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD pour permettre et faciliter la communication avec notre client afin d'exécuter le contrat.
b) En raison du droit commercial et du droit fiscal nous sommes tenus de conserver vos données d'adresse, de paiement et de commande pour une durée de dix ans. Cependant, après l'expiration des délais de prescription nous limitons le traitement, c'est-à-dire que vos données ne sont utilisées que pour respecter les obligations légales.

2.8) Données relatives à une candidature

a) Nous traitons les données suivantes des personnes qui posent leur candidature pour un poste chez nous par le formulaire de candidature de nos sites web ou autrement : Prénom, nom de famille, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone (si indiqué) ainsi que les données de candidature qui nous sont transmises.
b) Sous réserve d'un consentement donné séparément, nous ne traitons les données que pour réaliser la procédure de candidature qui est à la base de la candidature correspondante ; sans consentement les données ne sont pas conservées après la fin de la procédure de candidature et des délais de conservation pertinents.

2.9) Acquisition des données de capteurs via le cloud

Lorsque vous stockez les données de vos capteurs au moyen d’io-key dans notre cloud, nous collectons en outre les données à caractère personnel y étant demandées. Nous avons besoin de ces données pour l’exécution du contrat. La base juridique en est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Si vous n’êtes pas vous-même notre Client, mais qu’il s’agit de l’entreprise pour laquelle vous exercez votre activité, nous traitons vos coordonnées professionnelles sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD dans l’objectif de permettre et faciliter la communication avec notre Client pour l’exécution du contrat. En raison d’exigences du droit commercial et fiscal, nous avons l’obligation de stocker pour une durée de dix ans les données sur votre adresse, votre paiement et votre commande. Dans ce contexte, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD. Après l’expiration des délais de prescription, nous procédons toutefois à une restriction du traitement, c’est-à-dire que vos données ne sont utilisées que pour le respect des obligations légales. Pour la prestation de ce service, nous avons engagé un prestataire de services : Software AG, Uhlandstr. 12, 64297 Darmstadt (Allemagne), ainsi que les partenaires de coopération de Software AG. Pour la protection de vos données, des contrats de traitement en sous-traitance seront conclus conformément à l’article 28 du RGPD. S’il est procédé à un transfert de données vers des pays tiers, ce transfert sera effectué conformément au chapitre V du RGPD.

3. Echanges par courrier, fax ou e-mail

3.1) autosen est amené, lors des échanges avec notre service commercial, notre support technique ou notre service comptabilité, à conserver dans notre CRM (Customer Relationship Management) ou dans notre ERP (Entreprise Resource Planning, SAP en l’occurrence) un certain nombre de données vous concernant :

• les informations relatives à la société pour laquelle vous travaillez (informations publiques)
• sexe (pour la formule de salutation),
• prénom et nom de famille,
• vos coordonnées (adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone ; l'indication du numéro client est optionnelle),
• votre responsabilité au sein de votre entreprise (telle qu’elle nous a été communiqué)

Nous traitons les données que vous avez renseigné pour communiquer avec vous. Le fondement juridique est l'article 6, paragraphe 1 phrase 1 lit. b) du RGPD. Si vous n'êtes pas vous-même notre client mais la société pour laquelle vous travaillez, nous traitons vos coordonnées sur la base du fondement juridique de l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD pour permettre et faciliter la communication avec notre client.

L’objectif est d’utiliser ces données afin d'exécuter les tâches nécessaires à notre relation : envoi d’offre commerciale, prise de commande, envoi d’accusé de réception, de bon de livraison, de facture, information sur les produits autosen et les nouveautés, informations techniques sur demande adressée au support autosen, traitement des réclamations et retours SAV (liste non exhaustive).

3.2) En raison du droit commercial et du droit fiscal nous sommes tenus de conserver vos données d'adresse, de paiement et de commande pour une durée de dix ans. Cependant, après l'expiration des délais de prescription nous limitons le traitement, c'est-à-dire que vos données ne sont utilisées que pour respecter les obligations légales.

3.3) Pour nos campagnes de e-mailing, nous utilisons seulement votre nom, votre sexe (pour la formule de salutation) et votre adresse e-mail afin que nous puissions vous envoyer l’e-mail personnellement. Le fondement juridique pour ce traitement de vos données personnelles est l'article 6, paragraphe 1, phrase 1 lit. a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à l'envoi d’e-mails à tout moment et vous désabonner (formule d’opt-out). Vous pouvez aussi retirer votre consentement par un e-mail à info@autosen.com ou par un message aux coordonnées indiquées au paragraphe 1. sous la rubrique contact.

4. Profilage
autosen n’utilisera pas les données collectées via son site web ou via les relations d’affaires avec ses clients à des fins de profilage, défini comme l’évaluation de certains aspects personnels vous concernant, notamment pour analyser ou prédire certains de vos comportements personnels, ou professionnels, centres d’intérêts, état de santé, ou autres actions de votre part.

5. Transmission et communication de vos données à des tiers
En principe, nous ne transmettons pas vos données à des tiers sans votre consentement.

En partie, nous nous servons de l'assistance de sociétés tierces pour le traitement électronique des données. Ce sont des prestataires de service fiables sélectionnés avec soin afin qu'ils traitent vos données selon notre commande. Le fondement juridique est l'article 28 du RGPD. Nos prestataires de service sont bien sûr obligés d’utiliser les données avec soin, uniquement sur nos instructions et selon les règlements relatifs à la protection des données, notamment à ne pas utiliser les données à leurs fins ni les transmettre à des tiers.

De plus, des cas individuels peuvent se produire où nous sommes tenus par la loi de transmettre vos données selon l'injonction d'une autorité, dans la mesure où cela est nécessaire pour la poursuite pénale ou la prévention des dangers par la police ou d'autres autorités. Dans ces cas, le fondement juridique pour la transmission est l'article 6, paragraphe (1) lit. c) du RGPD.

Enfin, il existe des cas où vos données sont transmises à des entreprises affiliées d'autosen gmbh (filiales ou succursales) selon le droit des sociétés à une des fins citées dans le point 2 en raison de la répartition des tâches au sein du groupe autosen.

Le but de la transmission est d'accomplir des tâches qui s'imposent lors de la poursuite des objectifs entrepreneuriaux dans un groupe de manière structurée et selon la répartition de nos tâches au sein de notre groupe ; le fondement juridique est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD.

Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées en dehors des pays de l'Espace économique européen ("EEE") nous protégeons vos données personnelles en ne les transmettant et traitant au sein de notre groupe qu'au titre des clauses standards relatives à la protection des données définies par la Commission européenne selon l'article 46, paragraphe (2) lit. c) du RGPD. Les clauses standards relatives à la protection des données sont disponibles sur :
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_de.

6. Vos droits
6.1) Vous avez les droits suivants envers nous au regard des données personnelles vous concernant :

• le droit à l'information des données traitées par nous qui vous concernent,
• le droit à la rectification ou à l'effacement de vos données,
• le droit à la limitation du traitement,
• le droit à s'opposer au traitement si le fondement juridique du traitement est l'article 6, paragraphe (1), phrase 1 lit. f) du RGPD et
• le droit à la portabilité des données.

Vous pouvez interroger autosen (voir paragraphe 1.sous la rubrique contact) afin de savoir s’il existe un traitement de données vous concernant, quelles sont les finalités de ce traitement, de connaître les catégories de données qui sont concernées ainsi que la durée de leur conservation, de savoir quels sont les éventuels destinataires de ces données, et d’obtenir une copie de ces données, sous une forme accessible.

6.2) De plus, vous avez le droit d’émettre une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données au sujet du traitement de vos données personnelles (par exemple la CNIL - Commission Nationale Informatique et des Libertés à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

7. Modification de cette déclaration de protection des données
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de protection des données à tout temps avec effet immédiat. Une version à jour est disponible sur nos sites web. Veuillez visiter nos sites web à intervalle régulier et vous informer sur les règlements relatifs à la protection de données en vigueur.

Date : 24.05.2018